SIM Model แนวคิดดีๆ จากเยอรมัน

เพื่อนๆ ผมที่ทำธุรกิจอยู่ตอนนี้ หลายคนบ่นว่า การแข่งขันเดี๋ยวนี้ ทำไมมันช่างรุนแรงมากขึ้นทุกวัน เผลอเป็นไม่ได้ เรียกว่า งีบหน่อยเดียว ส่วนแบ่งตลาดโดนคู่แข่งเฉือนไปแบบนิ่มๆ ลูกค้าหายไปเฉยๆ สถานการณ์แบบนี้ เราควรจะแก้เกมส์ยังไงดี ครั้นจะให้นั่งอ่านข่าวสารธุรกิจ ข่าวเศรษฐกิจ ข่าวสังคมหรือการเมือง ให้ครบทุกข่าว ทุกฉบับ ทั้งรายวันรายสัปดาห์ ก็เห็นทีจะไม่ต้องทำมาหากินกัน เพราะหมดเวลาไปกับการอ่านหนังสือพิมพ์เป็นค่อนวันแล้ว หรือจะไม่อ่านเลยก็ไม่ได้อีก เดี๋ยวจะ “ตกข่าว” ตามชาวบ้านเขาไม่ทัน พอจะมีวิธีบริหารจัดการอะไรใหม่ๆ มาช่วยในเรื่องนี้ได้บ้างไหม
ผมฟังแล้วก็ครุ่นคิดชั่วขณะ แล้วตอบไปว่า...
ก็พอมีอยู่บ้าง เขาเรียกว่า “SIM Model” มาจากคำว่า “Strategic Issue Management” แปลเป็นไทยว่า “การจัดการประเด็นข่าวสารเชิงกลยุทธ์” วิธีการแบบนี้ เหมาะกับองค์กรที่อยู่ในสภาพการแข่งขันที่รุนแรง มีสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงเร็ว เรียกว่า ประเด็นข่าวสารกระจายปลิวว่อนเต็มไปหมด มีทั้งข่าวจริง ข่าวลวง แถมข้อมูลตัวเลขในอดีตใช้พยากรณ์ตัวเลขในอนาคตได้ลำบาก คือ ไม่ค่อยแม่นเหมือนเดิมเสียแล้ว เช่น คาดว่ายอดขายปีนี้จะเพิ่มร้อยละ 15 แต่เอาเข้าจริง กลับเพิ่มแค่ร้อยละ 3 อะไรแบบนี้ เป็นต้น
การนำเอาระบบ SIM Model มาใช้ในองค์กรนั้น ถือได้ว่า องค์กรกำลังมุ่งสู่การบริหารแบบ Real-Time Response Management เรื่องนี้ สามารถทำกันได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่แบบง่ายๆ ลงทุนลงแรงน้อยๆ เช่น เพียงเขียนเป็นคู่มือการปฎิบัติงาน จนกระทั่งทำเป็นแบบ Fully Computerized Control มีการแสดงผลบนจอภาพอย่างละเอียด มี War Room ที่ทันสมัย เรียกว่า จะให้อลังการแค่ไหน อันนี้อยู่ที่นโยบายและงบประมาณเป็นสำคัญ แต่ไม่ว่าจะทำเล็กหรือทำใหญ่ ต่างก็อยู่บนกรอบพื้นฐานการจัดการแบบเดียวกันทั้งสิ้นครับ
คำว่า กรอบพื้นฐานที่ว่านี้ เราจะมองเป็นสองมิติครับ มิติแรกเป็นเรื่องการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบของคนในองค์กร มิติที่สองเป็นเรื่องวิธีการทำงานของระบบ SIM ที่ว่านี่แหละครับ
ในมิติแรก หรือ “การแบ่งหน้าที่รับผิดชอบของคนในองค์กร” นั้น เราจะแบ่งเป็น 3 ส่วน ส่วนแรกเรียกว่า “ทีมติดตามประเด็นข่าวสาร (Monitoring Team)” มีหน้าที่ตรวจสอบและค้นหาประเด็นข่าวสารที่เกี่ยวข้องกับองค์กรทุกเรื่อง ส่วนที่สองเรียกว่า “ฝ่ายบริหาร (Management Team)” มีหน้าที่คัดกรองประเด็นข่าวสารที่สำคัญจริงๆ ที่ได้รับมาจากทีมงานในส่วนแรก การทำงานของส่วนงานทั้งสองนี้ จะทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดผ่าน War Room ที่ได้จัดทำขึ้นเพื่อ Update ข้อมูลการเปลี่ยนแปลงในประเด็นข่าวสารทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลเศรษฐกิจ ข้อมูลการค้า ข้อมูลการตลาด ข้อมูลคู่แข่ง ข้อมูลภายในขององค์กร และสำหรับส่วนที่สามนั้นคือ “ทีมปฎิบัติการ (Project Team)” มีหน้าที่เข้าจัดการแก้ไขปัญหาหรือพัฒนาโอกาสทางธุรกิจใหม่ ที่เกิดขึ้นจากประเด็นข่าวสารสำคัญที่ผ่านการคัดกรองแล้ว โดยได้รับมอบหมายมาจากฝ่ายบริหารข้างต้น จะเห็นว่า ในมิติแรกนั้น เราไม่ต้องจ้างพนักงานใหม่เพิ่มเลย เราสามารถใช้พนักงานเดิมที่มีอยู่มาทำงานในระบบ SIM นี้ได้อย่างสบายๆ
ในมิติที่สอง หรือ “วิธีการทำงานของระบบ SIM” นั้น ทีมติดตามประเด็นข่าวสาร ซึ่งเป็นส่วนงานแรกนั้น จะนำประเด็นข่าวสารที่เกี่ยวข้องกับองค์กรที่ได้มาทั้งหมด แบ่งแยกเก็บไว้ในตาราง SWOT อันได้แก่ ช่องจุดแข็ง ช่องจุดอ่อน ช่องโอกาส และช่องอุปสรรค จากนั้น ฝ่ายบริหาร จะดำเนินการเลือกหรือคัดสรรประเด็นข่าวสารที่สำคัญจริงๆ ขึ้นมาจำนวนหนึ่ง แล้วทำการ “จัดลำดับต่างๆ (Issue Prioritization)” โดยจะแบ่งเป็น หนึ่ง) “ประเด็นที่สำคัญมากและเร่งด่วน” ซึ่งต้อง “จัดการทันที -Immediately Action” สอง) “ประเด็นที่สำคัญมากแต่ไม่เร่งด่วน” ซึ่งสามารถเลื่อนไปไว้ในแผนงานคราวต่อไปได้-Postpone to the next plan สาม) “ประเด็นที่สำคัญน้อยและไม่เร่งด่วน” ซึ่งควรจะต้องเฝ้าติดตามไปก่อน-Monitor สี่) “ประเด็นที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน” อันนี้สามารถโยนทิ้งไปได้เลย-Drop Out
ในการ “จัดลำดับ” ประเด็นทั้งสี่แบบนี้ “ประเด็นที่สำคัญมากและเร่งด่วน” ซึ่งต้อง “จัดการทันที -Immediately Action นั้น จะถูกฝ่ายบริหาร ส่งผ่านไปสู่ ทีมปฏิบัติการ (Project Team) เพื่อ Take Action ทันทีอย่างไม่รอช้า เพื่อให้องค์กรเกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด
ดังนั้น จะเห็นว่า การนำระบบ SIM มาใช้ในองค์กร จะช่วยให้องค์กรสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ธุรกิจของตนเองให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างรวดเร็ว ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันท่วงที โต้ตอบคู่แข่งได้อย่างฉับพลัน ผมถือว่า แนวคิดนี้ เป็นการจัดการในลักษณะ Proactive Management คือ ไม่นั่งรอให้ปัญหาเกิดแล้วค่อยมาแก้ไข แต่จะเป็นการค้นหาปัญหาแล้ว “จัดการทันที อย่างมีระบบ”
ความคิดดีๆ ในการบริหารอันนี้ ไม่ได้มาจากผมหรอกนะครับ...มาจาก “ประเทศเยอรมัน” ครับ